Fleks stuurt automatisch berichten naar je medewerkers, bijvoorbeeld als ze zijn ingepland of als een dienst verandert. Die teksten stel je zelf in, zodat ze klinken als een bericht van jouw organisatie.
Waar je het vindt
Ga naar Instellingen en open het tabblad Admin. Daar staat de kaart Berichten templates. Je ziet de templates die al bestaan en de knop Nieuw template.
Een template maken
- Klik op Nieuw template.
- Geef de template een naam waarmee jij hem terugvindt, bijvoorbeeld "Bevestiging inplanning".
- Kies bij Type bericht om welk soort bericht het gaat, bijvoorbeeld de bevestiging van geaccepteerde diensten, een reviewherinnering of een melding van een gewijzigde dienst. Het type bepaalt wanneer Fleks de template gebruikt.
- Vul het onderwerp in. Dit is wat de ontvanger in zijn inbox ziet.
- Schrijf de inhoud in de editor. Je kunt tekst vet maken, opsommingen gebruiken, kopjes toevoegen en een tabel invoegen.
- Klik op Template opslaan.
Variabelen gebruiken
Met variabelen maak je één template persoonlijk voor iedere ontvanger. Je zet een variabele in de tekst en Fleks vult per bericht de juiste gegevens in.
Beschikbaar zijn onder andere: voornaam, volledige naam en achternaam van de ontvanger, organisatienaam, naam van de afzender, aantal diensten, dienstdatum, starttijd, eindtijd, projecttitel, klantnaam, functie, plaats, functieomschrijving, extra notitie, uurtarief en vast tarief.
Een variabele schrijf je tussen accolades, bijvoorbeeld:
Hoi {voornaam_ontvanger}, je staat ingepland voor {projecttitel} op {dienstdatum} van {starttijd_dienst} tot {eindtijd_dienst}.
Let op de spelling. Een variabele die niet klopt, verschijnt letterlijk in het bericht dat je medewerker ontvangt.
Meerdere talen
Werk je met anderstalige medewerkers, dan voeg je per template een taal toe met de keuzelijst Taal toevoegen. Je schrijft het onderwerp en de inhoud vervolgens in die taal. Iedere medewerker krijgt het bericht in zijn eigen taal, zonder dat jij een aparte verzending hoeft in te richten.
Tips
- Houd berichten kort. De meeste medewerkers lezen ze op hun telefoon.
- Zet de belangrijkste informatie, datum en tijd, in de eerste regel.
- Test een nieuwe template op jezelf voordat je hem op je hele bestand loslaat.