Wat is dit?
Je kunt je Fleks-planning bedienen vanuit een AI-tool. Je typt een gewone zin: "Vul zaterdag het festival in Utrecht vol" en de tool zoekt het uit in jouw Fleks-omgeving en voert het uit nadat jij akkoord hebt gegeven.
De koppeling heet in de AI-tool Fleks Workforce Management en werkt via MCP (Model Context Protocol), een open standaard waarmee een AI-tool veilig verbinding maakt met een systeem als Fleks.
Drie dingen om te onthouden:
- Je vraagt het: in gewone zinnen, geen filters of schermen.
- De AI-tool zoekt het uit: in jouw Fleks-omgeving, met jouw rechten.
- Jij beslist: er verandert niets zonder jouw akkoord.
Welke AI-tools werken hiermee?
Elke AI-tool die MCP ondersteunt kan verbinding maken met Fleks. Het aansluiten verschilt per tool.
Claude (Anthropic) De koppeling staat kant-en-klaar in de lijst met connectors. Je hoeft geen adres in te typen.
ChatGPT (OpenAI) Je voegt Fleks zelf toe als custom connector met het Fleks MCP-adres. Dit kan alleen op betaalde abonnementen, en mogelijk moet je developer mode aanzetten.
Gemini (Google) Dit werkt alleen in Gemini Enterprise, en alleen je Google-beheerder kan de MCP-server toevoegen. De gratis of consumentenversie van Gemini ondersteunt dit niet.
Andere tools Kijk in de handleiding van die tool hoe je een MCP-server toevoegt. Je hebt daarvoor het Fleks MCP-adres nodig.
Het adres van de Fleks MCP-server krijg je van je Fleks-contactpersoon. Je hebt het nodig voor alle tools behalve Claude, waar de koppeling al in de lijst staat.
Stap 1 · Vraag MCP-toegang aan
MCP-toegang wordt per omgeving vrijgegeven en staat niet standaard aan.
Vraag het aan via fleks.works/mcp-aanvragen. Je vult je naam, e-mailadres en eventueel je telefoonnummer in. Fleks neemt daarna contact met je op en zet de toegang klaar voor jullie omgeving.
Wil je het eerst zien werken op jullie eigen planning? Dat kan, Fleks loopt het in een half uur met je door. Vraag ernaar bij je contactpersoon.
Stap 2 · De accountbeheerder zet MCP-toegang aan
Zodra Fleks de toegang heeft vrijgegeven, zet de accountbeheerder hem aan. Dit doe je één keer, voor de hele organisatie. Alleen de accountbeheerder kan dit.
- Ga in Fleks naar Instellingen → Pakketten & modules.
- Zet MCP-toegang aan.
Laat je team daarna weten dat het aanstaat. Zonder aankondiging gebeurt er niets: mensen kijken niet uit zichzelf in hun instellingen.
Stap 3 · Zoek de koppeling op in je AI-tool
In Claude
- Open Connectors in Claude.
- Onder Anthropic and partners staat Fleks Workforce Management.
- Klik op Verbinden.
In ChatGPT
- Ga naar Instellingen → Connectors.
- Kies Custom connector toevoegen.
- Plak het adres van de Fleks MCP-server (begint met
https://).
Lukt dit niet, dan is meestal je abonnement de reden, of staat developer mode uit.
In Gemini Enterprise
Dit doe je niet zelf. Je Google-beheerder voegt de Fleks MCP-server toe via Settings & help → Team → Manage team → Connected apps → Add MCP Server en zet de verbinding daarna aan. Pas dan zie je Fleks staan.
Stap 4 · Log in met je eigen Fleks-account
Je logt in met je eigen Fleks-account. Daarna kun je meteen beginnen met vragen stellen.
Dit is belangrijk: er is geen gedeelde sleutel voor de organisatie. Iedereen koppelt zichzelf, met zijn eigen rechten. Daardoor is altijd te herleiden wie wat heeft gedaan, en vervalt de toegang vanzelf als iemand uit dienst gaat.
De AI-tool ziet precies wat jij ziet. Niet meer. Zie jij als planner alleen de pool Utrecht, dan ziet de tool ook alleen Utrecht. Verandert je rol in Fleks, dan verandert dat automatisch mee.
Wat kun je vragen?
Je hoeft niets uit je hoofd te leren. Schrijf op wat je wilt weten of gedaan wilt hebben, zoals je het tegen een collega zou zeggen.
Overzicht krijgen
- "Welke diensten van volgende week zijn nog niet vol?"
- "Hoe vol staat zaterdag bij het festival in Utrecht?"
- "Staat er iemand dubbel ingepland deze maand?"
Mensen vinden en inplannen
- "Wie is vrijdagavond beschikbaar met een horeca-certificaat?"
- "Vul de open plekken van donderdag met mensen uit de pool Rotterdam."
- "Zoek een vervanger voor Sanne op 12 september."
Bijhouden en aanmaken
- "Maak drie diensten aan voor de Jaarbeurs op 3 oktober, 8 mensen per dienst."
- "Voeg Jamal toe als nieuwe medewerker in de pool Utrecht."
- "Hoeveel uur heeft het team van Beveiliging vorige week gemaakt?"
Je hoeft je vraag niet in één keer perfect te formuleren. Je kunt gewoon doorvragen: "En dan alleen degenen die vorige maand ook hebben gewerkt."
Zo gaat een zaterdag van half naar vol
Een voorbeeld van hoe een gesprek er in de praktijk uitziet.
Jij: Vul zaterdag het festival in Utrecht vol. Let op dubbele inplanningen.
De assistent: Ik kijk even. Er staan 3 diensten open: hosts, verkeersregelaars en bar. In totaal 15 van de 22 plekken gevuld.
De assistent: 38 mensen zijn beschikbaar, 21 daarvan hebben Host niveau 2. Zal ik de 8 open hostplekken daarmee vullen?
Jij: Ja, doe maar.
De assistent: Gedaan. Zaterdag staat op 22 van 22. Twee dingen vielen op: er stond één verkeersregelaar te veel, die heb ik teruggezet naar de afgesproken 4. En Sanne de Boer werkt die dag al in de Ziggo Dome, dus haar heb ik overgeslagen.
Wat je daarna in Fleks ziet:
- Hosts · 16:00 – 01:00 · 12 van 12
- Verkeersregelaars · 14:00 – 23:00 · 4 van 4
- Barpersoneel · 17:00 – 02:00 · 6 van 6
De inplanningen staan gewoon in je planner, op naam en met tijdstip in het logboek. Je collega's zien er niets bijzonders aan: het is normale planning, alleen sneller tot stand gekomen.
Hoe je goede antwoorden krijgt
Noem de periode. Niet: "Welke diensten staan open?" — wel: "Welke diensten van volgende week zijn nog niet vol?"
Noem de plek of het project. Niet: "Wie is er beschikbaar?" — wel: "Wie is zaterdag beschikbaar voor het festival in Utrecht?"
Zet je voorwaarden in dezelfde zin. "Vul donderdag de open plekken met mensen uit de pool Rotterdam, alleen met VCA, geen dubbele inplanningen."
Zeg ook wat er níet mag. Voorwaarden als "niemand die vorige week al 40 uur draaide" worden meegenomen.
Controleer wat je krijgt
Een AI-tool kan zich vergissen, net als een collega. Voor alles wat gevolgen heeft voor een medewerker, een rooster of een factuur geldt: controleer het voordat je akkoord geeft.
- Loop een voorstel na op namen, tijden en aantallen.
- Klopt een aantal niet met je gevoel, vraag dan waar het vandaan komt of kijk in het scherm zelf.
- Gebruik antwoorden over uren en kosten niet ongecontroleerd in een factuur of rapportage.
Alles komt in het logboek
Elke handeling via de koppeling verschijnt in het logboek van je Fleks-omgeving, op jouw naam en met tijdstip:
Dienst ingepland · Sara Wildbret · via de AI-koppeling · 7 aug 09:14
Zo is achteraf altijd te zien wie wat heeft gedaan.
Als er iets misgaat
Je vindt Fleks niet in de connectorlijst.
MCP-toegang staat nog uit in jullie omgeving. Vraag je accountbeheerder om Instellingen → Pakketten & modules, of dien een aanvraag in via fleks.works/mcp-aanvragen.
Inloggen lukt niet.
Controleer of je normaal in Fleks kunt inloggen en of je in de juiste omgeving zit.
De tool ziet minder dan je verwacht.
Je Fleks-rechten of pool-toegang zijn beperkter dan je dacht. Controleer je rol in Fleks — de tool kan nooit meer zien dan jij.
ChatGPT accepteert de custom connector niet.
Controleer je abonnement en zet developer mode aan.
Gemini toont Fleks niet.
Dit werkt alleen in Gemini Enterprise, en de verbinding staat standaard uit. Vraag je Google-beheerder om de MCP-server toe te voegen én aan te zetten.
"Te veel verzoeken".
Je hebt de limiet bereikt. Wacht de aangegeven hersteltijd af.
Verandert je rol in Fleks, dan past de koppeling zich automatisch mee aan — je hoeft niet opnieuw te koppelen. Ga je uit dienst of wordt je account gedeactiveerd, dan vervalt de toegang meteen.