De planning bestaat uit drie lagen, namelijk: Opdrachtgevers, Projecten en Diensten.
Om het systeem te vullen beginnen we bij eerst bij het toevoegen van een opdrachtgever, daarna het aanmaken van een project om vervolgens dienste te kunnen toevoegen.
-
Opdrachtgever(s) toevoegen.
De bovenste laag zijn de opdrachtgevers, deze voeg je toe door naar [Database > Opdrachtgever] te gaan.
(Zie afbeelding hieronder)
- Projecten toevoegen.
Onder de opdrachtgevers worden vervolgens projecten aangemaakt. Onder één opdrachtgever is het mogelijk om meerdere projecten aan te maken. Een opdrachtgever zou bijvoorbeeld Albertheijn kunnen zijn, waar je vervolgens als projecten alle filialen kunt toevoegen of een evenementen organisatie (opdrachtgever) wat werkzaam is bij verschillende festivals (projecten).
Bij het aanmaken van het project is het mogelijk om het volgende in te stellen een briefing, quiz vragen, evaluatie-link, betaalmethode, declaratieformulier (als dit anders is dan de standaard), vaste locatie en eventuele extra documenten.
Ga hiervoor naar [Database > Projecten > Maak project aan]
(Zie afbeelding hieronder)
Tip: Wanneer je een project aanmaakt probeer deze dan altijd zo goed mogelijk aan te vullen! Bijvoorbeeld het toevoegen van een vaste locatie. Bij het later toevoegen van diensten wordt namelijk meteen de locatie meegenomen, scheelt je met het aanmaken van diensten een hoop handmatig werk.
Wanneer een project op gepubliceerd staat, zijn alle open diensten zichtbaar in de mobiele app van de medewerkers. Zodra je een pool toegevoegd hebt, zijn de diensten alleen zichtbaar voor mensen uit die pool. Als een project niet gepubliceerd is, staan de diensten niet open in de app en kunnen medewerkers zich dus niet zelf inschrijven op diensten.
-
Diensten toevoegen.
De laatste laag bestaat uit het aanmaken van de diensten. De diensten zijn uiteindelijk waar je de medewerkers op inplant. Bij het aanmaken van een dienst moet je de datum, begin en eindtijd, posities (hoeveel medewerkers nodig zijn), functie en locatie toevoegen. (Als je de locatie al hebt toegevoegd in het project hoeft dit dus niet meer 😉) Ook kun je extra documenten toevoegen om zo een duidelijkere instructie mee te geven aan je medewerkers, bijvoorbeeld het verzamelen bij een specifieke ingang of het dragen van een colbert tijdens deze dienst. Ook is het mogelijk om een specifieke pool toe te wijzen, waardoor deze dienst alleen zichtbaar zal zijn voor deze medewerkers.
Hoe je een pool toevoegt aan een dienst kun je hier terugvinden.
Ga hiervoor naar [Database > Diensten > Voeg dienst toe]
(Zie afbeelding hieronder)
Diensten kun je ook toevoegen in het dashboard, roosterbord (drie puntjes rechtsboven) of als je een project hebt opengeklikt.