Koppeling Fooks en Fleks

Handleiding foutmeldingen koppeling Fooks

Voor een overzicht van wat te doen bij een foutmelding tijdens de uren-export naar Fooks ga naar : 3. Snel overzicht: wie doet wat?

1. Achtergrond

Fleks heeft een koppeling met Fooks. 's Nachts rond 02:00 uur worden de geaccepteerde uren automatisch vanuit Fleks naar Fooks verstuurd. Het kan voorkomen dat een deel van de uren niet ingeschoten kan worden. In dat geval verschijnt er een foutmelding bij de “uitvallijst”.

Deze uitvallijst kun je raadplegen via het koppelportaal (Admin-rechten vereist): app.connections.fleks.works/dashboard/fooks/nacalculatie. Daarnaast worden de foutmeldingen ook los per mail verstuurd in een Excel-lijst.

Welke actie nodig is om de foutmelding op te lossen, verschilt per situatie: soms ligt de actie bij Fooks, soms bij de medewerker zelf, en soms bij een Admin van de Fleks-omgeving. Deze handleiding zet per foutmelding uiteen wat er aan de hand is en wie er actie moet ondernemen.

Let op: nummers zoals AFAS ID's, functie-ID's en medewerkersnamen in de foutmeldingen zijn voorbeelden en verschillen per geval — het patroon van de melding is bepalend, niet het specifieke nummer.

2. Gebruik van de koppeling

Onderstaande stappen beschrijven welke controles en handelingen nodig zijn bij het versturen van uren. We gaan er hierbij vanuit dat de koppeling zelf al volledig is ingericht.

Stap 2.1: Controleer of alle medewerkers correct zijn gekoppeld

Voordat je een urenverwerking uitvoert, is het belangrijk dat alle medewerkers correct gekoppeld zijn aan een medewerkeraccount in Fooks. De koppeling verwerkt namelijk alleen uren van medewerkers die daadwerkelijk gekoppeld zijn.

Let op: dubbelaccounts (zzp'er + loondienst)

Wanneer een medewerker zowel als zzp'er als in loondienst werkt, bestaat deze vaak uit twee accounts in Fleks. Zorg er in dat geval voor dat je het loondienstaccount koppelt aan Fooks.

Tip: geef het zzp-account een opvallende naam, bijvoorbeeld door “ZZP” in hoofdletters toe te voegen. Hierdoor herken je in het koppelportaal in één oogopslag welk account je niet moet koppelen.

Welke medewerkers moeten nog gekoppeld worden? Raadpleeg de medewerkerstabel in het koppelportaal en sorteer op de kolom “status”. Hier zie je direct welke medewerkers nog geen koppeling hebben.

Medewerkers handmatig inladen (indien nodig): staat een medewerker in Fooks die niet zichtbaar is in het koppelportaal, dan kun je deze handmatig inladen. In de meeste gevallen is dit niet nodig, omdat de koppeling elk uur automatisch controleert of er nieuwe medewerkers zijn toegevoegd en deze vanzelf inlaadt. Gebruik de handmatige optie dus alleen wanneer een medewerker na enige tijd nog steeds niet in het koppelportaal verschijnt.

Stap 2.2: Controleer de uren

Wanneer alle medewerkers correct zijn gekoppeld, kun je controleren welke uren in Fleks zijn geregistreerd en welke daarvan al zijn verstuurd naar Fooks.

• Ga in de medewerkerstabel naar “Urenoverzicht maken”.
• Selecteer vervolgens de periode waarvoor je de uren wilt versturen.
• Controleer of de status van de uren overeenkomt met wat de koppeling nodig heeft; doorgaans worden alleen uren met status “geaccepteerd” verstuurd (dit kan afhankelijk zijn van de instellingen).

Het urenoverzicht kun je op ieder moment raadplegen om te zien welke uren al succesvol zijn verstuurd, welke uren nog verzonden moeten worden, en — per medewerker de regel uitgeklapt — om welke uren in de gekozen periode het precies gaat. Dit overzicht is daarmee een handig hulpmiddel om de voortgang en volledigheid van de urenverwerking te bewaken.

Stap 2.3: Genereer de uren

Zodra het urenoverzicht in het koppelportaal is aangemaakt, kunnen de uren klaargezet worden voor verzending. In het koppelportaal heet deze stap “Genereren”. Je vindt deze optie in de tabellen Nacalculatie en Urenverwerking.

• Klik op “Start genereren” om het proces te starten.
• Het genereren draait op de achtergrond en duurt meestal enkele minuten.

Tijdens dit proces controleert de koppeling onder andere:

• Het totaal aantal gewerkte uren per medewerker
• Eventuele toeslagen die van toepassing zijn
• Of er tijdens de gewerkte shift een actief en ondertekend plaatsingscontract aanwezig was in Fooks

Als een van deze controles niet voldoet, worden de betreffende uren niet verwerkt en verschijnen ze op de uitvallijst. Na het genereren kun je eventuele fouten bekijken door op “Bekijk fouten” te klikken; is deze knop niet zichtbaar, dan zijn er geen fouten gevonden tijdens het genereren.

Stap 2.4: Versturen van de uren

Wanneer alle uren succesvol zijn gegenereerd, zijn ze klaar om naar Fooks verstuurd te worden. Voordat je de uren daadwerkelijk verstuurt, kun je in het overzicht nog een laatste controle uitvoeren: bekijk steekproefsgewijs of de juiste kostensoorten zijn toegepast, of eventuele toeslagen correct zijn berekend, en of de uren logisch en volledig zijn.

Als alles klopt:

• Ga naar “Urenverwerking”.
• Klik op “Verstuur de uren”.

Het koppelportaal begint nu op de achtergrond met het één voor één versturen van alle shifts naar Fooks. Dit proces kan enige tijd duren.

Er kan tijdens het verzenden een foutmelding ontstaan, bijvoorbeeld doordat een medewerker uit dienst is gezet terwijl er nog uren verstuurd moesten worden, een contract verlopen is of ontbreekt, of er informatie ontbreekt die nodig is voor de verwerking. Zo'n fout verschijnt onder “Bekijk fouten” en komt terug op de uitvallijst; is de knop niet zichtbaar, dan zijn er geen fouten geregistreerd.

3. Snel overzicht: wie doet wat?

• Fooks — de foutmelding wordt veroorzaakt door ontbrekende of onjuiste gegevens in de administratie van Fooks/AFAS. Dit moet door Fooks (de Administratie) opgelost worden.
• Medewerker — de medewerker moet zelf nog een actie afronden, meestal in het registratie- of identificatieproces bij Fooks.
• Fleks / Admin — de koppeling zelf mist een instelling (bijvoorbeeld een functiekoppeling) of staat niet meer goed. Dit lost een Admin van de Fleks-omgeving op, eventueel samen met Fleks support.

3.1. Foutmeldingen — actie ligt bij Fooks

Deze meldingen ontstaan door ontbrekende of onjuiste gegevens in de Fooks/AFAS-administratie. De Administratie bij Fooks moet dit corrigeren.

3.2. Foutmeldingen — actie ligt bij de medewerker

Deze meldingen verschijnen zolang de medewerker zijn registratie-, identificatie- of ondertekenproces bij Fooks nog niet heeft afgerond.

3.3. Foutmeldingen — actie ligt bij Fleks / Admin

Deze meldingen wijzen op een ontbrekende koppeling of instelling aan Fleks-zijde. Een Admin van de Fleks-omgeving lost dit op, eventueel met hulp van Fleks.

3.4. Achtergrond: "Medewerker heeft geen AFAS ID" — Reden-codes

Een groot deel van de meldingen begint met "Medewerker heeft geen AFAS ID", gevolgd door een Reden-code. Deze code geeft aan in welke stap van het registratieproces bij Fooks de medewerker zich bevindt. Onderstaand overzicht helpt de code snel te herkennen.

4. Handige links

Koppelportaal voor functiekoppelingen (Admin-rechten vereist): app.connections.fleks.works/dashboard/fooks/JobCategories

Uitvallijst / nacalculatie (Admin-rechten vereist): app.connections.fleks.works/dashboard/fooks/nacalculatie