Hoe voeg ik medewerkers toe in Fleks?
Medewerkers kan je handmatig toevoegen per persoon.
Ga hiervoor naar [Database > Medewerkers > Nieuwe medewerker toevoegen]
(Zie de afbeelding hieronder)
Hier kun je vervolgens alle basis informatie van de medewerker invullen.
Het minimale wat je hier moet toevoegen is de voornaam en het mailadres van de medewerker. Na het toevoegen is het belangrijk om functies, kwalificaties en trainingen toe te gaan voegen.
Dit kun je doen door naar [Instellingen > Poolemanager > Categorieën voor Poolemanagement] te gaan.
Ook kun je direct een contract koppelen aan een medewerker.
Daarnaast is het ook mogelijk om deze functies via een Google Spreadsheet te importeren. Hier is een vast format voor (Zie stap 1 hieronder). Wanneer je gaat beginnen met Fleks of veel medewerkers in een keer in het systeem gaat zetten, raden we aan dit via een sheet te doen gezamenlijk in overleg met een customer success manager.
-
Importsheet vullen via Spreadsheet (kopieer sheet naar eigen drive en vul de sheet in).
Het is van belang om de titels van de kolommen hetzelfde te houden en te kijken naar de voorbeeld medewerkers voor de juiste formats van de cellen. Vul zo veel mogelijk informatie in, want na het importeren kan dit alleen nog pér persoon toegevoegd worden.
-
Laten controleren door Fleks.
Aangezien de import erg precies komt, controleren wij de sheet graag nog voor je voordat we hem importeren. Stuur de sheet daarom ter controle naar jouw contactpersoon.
-
Warming-up mail sturen vanuit eigen mailprogramma.
Deze mail, vanuit jullie eigen mail programma, is om de medewerkers voor te bereiden op de overstap naar Fleks. Een voorbeeld van zo’n mail kan zijn:
Beste collega’s,
Wij gaan spoedig overstappen op een nieuw systeem (Fleks) voor het uitzetten van onze (openstaande) diensten. In dit systeem (Fleks) is het mogelijk om te reageren op diensten en beschikbaarheid aan ons te laten weten. Omdat jij in onze flexpool zit willen we graag dat je van Fleks gebruik gaat maken, we gaan namelijk de openstaande diensten alleen nog via dit systeem communiceren.
Je krijgt binnenkort een e-mail met installatie instructies van de Fleks applicatie, hierin staan ook je inloggegevens met daarin een link om direct je eigen gebruikersnaam en wachtwoord te kiezen. Graag je aandacht om spoedig deze acties op te volgen zodat je optimaal mee kunt gaan draaien in onze nieuwe werkwijze.
Belangrijk: Het zou kunnen dat deze e-mail in je ongewenst/spam beland, zou je dit kunnen checken en het e-mailadres markeren als veilig? Het zou namelijk kunnen dat wij jou nog een keer gaan mailen met dit e-mailadres over aankomende beschikbare diensten.
-
Sheet importeren in Fleks.
Als je alle bovenstaande stappen hebt ondernomen kun je de volledige sheet importeren in het Fleks platform.
-
Onboarding mail sturen vanuit Fleks.
De onboarding email is het berichtje naar de medewerkers waar de inloggegevens instaan. Af en toe kan deze in de ongewenst inbox terechtkomen. De onboarding mail wordt nooit automatisch gestuurd. Hiervoor moet je altijd de medewerkers aanvinken die de mail moeten ontvangen. In de tabel kun je vervolgens controleren welke medewerker wanneer is uitgenodigd en wanneer zij voor het laatst hebben ingelogd. (Zie afbeelding hieronder)
Let op!
-
Medewerker ID's kunnen maximaal 50 karakters bevatten.
-
Telefoon nummers kunnen beginnen met zowel 06- als +31.
- Voor het gebruik van de whatsapp functie in het medewerkers profiel is het belangrijk dat de 0 of +31 wordt weggelaten en het telefoonnummer begint met 6.