Opstarten met Fleks
Doorloop deze 5 stappen en zet de basis neer.
Welkom in de wereld van smooth plannen met Fleks! 🚀
Je hebt je persoonlijke inloggegevens ontvangen en wilt direct aan de slag met Fleks. Fantastisch! Fleks is ontworpen om jouw planning soepel, efficiënt en overzichtelijk te maken. Met de onderstaande stappen zet je snel de basis op en voor je het weet, ben je een echte Fleks-expert.
Volg deze handleiding stap voor stap en ontdek hoe je moeiteloos je planning beheert.
1. Instellen van de omgeving
Een goede start begint met de juiste instellingen. Voordat je medewerkers toevoegt en diensten plant, is het belangrijk om je Fleks-omgeving optimaal in te richten. Dit voorkomt fouten en zorgt voor een soepele workflow.
✅ Wat moet je instellen?
- Bedrijfsgegevens en contactinformatie
- Voorkeursinstellingen voor planning en notificaties
- Gebruikersrechten en rollen voor medewerkers
2. Medewerkers toevoegen/importeren
Om een planning te maken, heb je natuurlijk medewerkers nodig! In Fleks kun je medewerkers handmatig toevoegen of in bulk importeren met een handige Excel-importsheet.
✅ Hoe voeg je medewerkers toe?
- Handmatig via het platform
- Automatisch via de importfunctie
💡 Tip: Bij de eerste import raden we aan om dit samen met een Customer Success Manager te doen. Zo weet je zeker dat alle gegevens correct worden ingevoerd.
3. Systeem vullen: Opdrachtgevers, Projecten en Diensten
Fleks werkt met een duidelijke structuur die bestaat uit drie lagen:
1️⃣ Opdrachtgevers – Dit zijn de bedrijven of klanten waarvoor je diensten inplant.
2️⃣ Projecten – Binnen een opdrachtgever kunnen meerdere projecten actief zijn.
3️⃣ Diensten – Dit zijn de specifieke shifts of taken die medewerkers uitvoeren.
✅ Waarom is dit belangrijk?
Door deze structuur correct in te stellen, zorg je ervoor dat je planning altijd overzichtelijk blijft en medewerkers eenvoudig aan de juiste diensten gekoppeld kunnen worden.
4. Medewerkers inplannen
Zodra je de opdrachtgevers, projecten en diensten hebt ingesteld, kun je medewerkers inplannen. Dit is het hart van Fleks!
✅ Hoe plan je medewerkers in?
- Kies een project en selecteer een dienst
- Wijs de juiste medewerker(s) toe
- Bevestig en publiceer de planning
💡 Tip: Maak gebruik van filters en beschikbaarheidsinstellingen om snel de juiste medewerker te vinden.
5. Urenregistraties en afhandeling
Na afloop van een dienst moeten gewerkte uren correct geregistreerd en verwerkt worden. Fleks helpt je hierbij door automatisch alle relevante gegevens te verzamelen.
✅ Wat kun je hier beheren?
- Geregistreerde uren controleren en goedkeuren
- Uren exporteren voor verloning en facturatie
- Correcties aanbrengen indien nodig
🎉 Klaar om aan de slag te gaan!
Goed bezig! Je hebt nu de basis onder de knie en kunt direct beginnen met plannen in Fleks. Maar er valt nog veel meer uit het platform te halen!
📖 Wil je nog meer functionaliteiten ontdekken?
Bekijk onze kennisbank en leer hoe je Fleks nóg efficiënter kunt inzetten.
💬 Hulp nodig?
Ons supportteam staat altijd voor je klaar! Stuur een chatbericht of e-mail en we helpen je graag verder.
🚀 Word een echte smooth planner met Fleks!