Waarom kan mijn medewerker geen uren, reiskosten of pauze aanpassen in de app?
Inleiding
Dit artikel moet antwoord geven op de volgende vragen:
- "Mijn medewerker kan zijn uren niet aanpassen na de dienst."
- "Mijn medewerker kan zijn OV-kosten niet uploaden."
- "Mijn medewerker kan zijn gereden kilometers en reistijd niet opvoeren."
- "Mijn medewerker kan zijn pauze niet doorvoeren."
Deze situaties zijn vrijwel altijd het gevolg van de instellingen in de dienstworkflow binnen Fleks. In dit artikel leggen we uit hoe het declaratieformulier moet worden ingesteld én wat de consequenties zijn van bepaalde instellingen voor de medewerker in de app.
Belangrijk!: Om medewerkers gebruik te laten maken van het declaratieformulier in de Fleks app, is het van belang dat er een workflow voor de dienst is ingesteld waarin het declaratieformulier is opgenomen. Alleen dan krijgt de medewerker de mogelijkheid om een declaratie in te dienen na het werken van een dienst.
Instellingen Declaratieformulier
1. Uren Correctie
-
Instelling: Geef aan of een medewerker een uren correctie mag aanvragen.
-
Impact medewerker: In de app kan de medewerker een afwijkend aantal gewerkte uren invoeren, inclusief een reden voor de correctie.
2. Reiskosten
-
Automatische berekening: Reiskosten worden vooraf berekend op basis van de thuislocatie van de medewerker en de locatie van de dienst, via Google Maps.
-
Reistijd invoerbaar: Ja, de medewerker mag de voorgestelde reistijd handmatig aanpassen in het formulier.
-
Kilometers invoerbaar: Nee, de vooraf berekende kilometers zijn niet aanpasbaar door de medewerker.
-
Openbaar vervoer: Kosten voor reizen met het openbaar vervoer zijn niet declarabel.
3. Overige Kosten
-
Instelling: Geef aan of er overige kosten (bijvoorbeeld parkeerkosten, materiaalkosten) gedeclareerd mogen worden.
-
Impact medewerker: De medewerker kan overige kosten opgeven via het formulier. Het is belangrijk om aan te geven welke soorten kosten toegestaan zijn.
4. Pauze Regels
-
Instelling: Geef aan of pauzekosten gedeclareerd mogen worden.
-
Impact medewerker:
-
Pauzes worden niet automatisch verrekend met het totaal aantal werkuren.
-
De medewerker kan zelf aangeven of en hoeveel pauze er is genomen
-
Consequenties in de Fleks App
Wanneer het declaratieformulier onderdeel is van de dienstworkflow, krijgt de medewerker na afloop van de dienst een formulier te zien waarin alle bovenstaande onderdelen (afhankelijk van de instellingen) zichtbaar zijn. Hier kunnen ze:
- Gewerkte uren corrigeren (indien toegestaan)
- Reistijd aanpassen
- Overige kosten toevoegen
- Pauzetijd invullen
Zorg ervoor dat alle instellingen aansluiten bij het beleid van jouw organisatie en communiceer duidelijk naar medewerkers wat wel en niet gedeclareerd mag worden.