Fleksy AI - Diensten aanmaken & medewerkers inplannen

Handleiding – Werken met Fleksy
Diensten aanmaken en automatisch inplannen via e-mail

Soms wil je gewoon snel even een dienst aanmaken, zonder eerst helemaal in Fleks in te loggen. Of je zit midden in een projectbespreking en wil meteen iets doorzetten. Precies daarvoor hebben we Fleksy: een AI-assistent die via e-mail werkt en jouw diensten automatisch in Fleks zet. En nóg handiger: je kunt meteen medewerkers laten voorstellen en inplannen.

Let op: Fleksy is niet standaard actief. Wil je het gebruiken? Vraag dan even aan je contactpersoon bij Fleks of het aangezet kan worden voor jouw account.

Stap 1 – Stuur een e-mail naar Fleksy

Je stuurt gewoon een e-mail naar:
fleksy@fleks.works

Fleksy leest je mail, snapt wat je bedoelt, en maakt op basis daarvan een dienst aan in jouw omgeving.

In de mail zet je:

• Datum van de dienst

• Tijd

• Aantal medewerkers

• Functie (bijv. barmedewerker, host, opbouwer)

• Locatie (mag ook "onbekend" zijn)

• Workflow (indien bekend, anders volgt later)

• Vrij veld / interne code (optioneel)

Voorbeeld: E-mail aan Fleksy

Onderwerp: Dienst aanvragen – Cocktailbar Festival

Hoi,

Voor het project Cocktailbar Festival op vrijdag 30 augustus 2025 wil ik graag een dienst aanvragen.
Het gaat om de inzet van 3 barmedewerkers, beschikbaar van 17:00 tot 01:00.
De locatie is Festivalpark, Utrecht.

De workflow is nog niet bekend – die lever ik aan zodra ik meer weet.
Vrij veld (interne code): utrecht789

Groet,
Thomas de la Court

Na het versturen van de mail wordt de dienst automatisch aangemaakt. Je ziet deze terug in je overzicht bij “Review diensten”.

Stap 2 – Fleksy stelt automatisch medewerkers voor

Zodra de dienst er staat, gaat Fleksy aan de slag met het selecteren van geschikte medewerkers.
Op basis van de naam, personeelsnummer of email stelt Fleksy dan mensen voor.

Je ziet dan bijvoorbeeld:

• Dexter Bartels – 100% match – geselecteerd

• Ricardo van Lemmen – 100% match – geselecteerd

• Meeuwis van den Born – 100% match – nog niet geselecteerd

Je kunt zelf nog medewerkers wisselen of toevoegen. Of gewoon het voorstel van Fleksy accepteren en op “Accepteer dienst(en)” klikken.

Daarna is de dienst volledig afgerond – medewerkers zijn ingepland, alles staat klaar.

Extra tips

• Je kunt ook vanaf je mobiel een mail sturen. Als de informatie duidelijk is, snapt Fleksy het prima.

• Als de workflow nog niet bekend is, kun je die later toevoegen in Fleks via “bewerken”.

• Gebruik het vrije veld (zoals schiphol123 of festivalproject) om projecten te koppelen of later makkelijk terug te vinden.