Wat is de AI Assistent?
De AI Assistent is een gesprekscherm in Fleks waarin je in gewone taal beschrijft wat je nodig hebt. Je vindt hem in het hoofdmenu onder AI Assistent.
Je hebt er niets voor nodig behalve je Fleks-account. Geen Claude, geen ChatGPT, geen koppeling om in te stellen.
Op dit moment kan de assistent één ding: diensten aanmaken. Dat doet hij op twee manieren — je beschrijft de dienst in een zin, of je uploadt een bestand en hij maakt de diensten daaruit aan.
Welke van de twee heb ik nodig?
Fleks heeft twee manieren om met AI te werken. Ze bestaan naast elkaar en doen iets anders.
De AI Assistent (dit artikel) Zit in Fleks. Geen extern account nodig. Maakt conceptdiensten aan, op basis van een zin of een bestand. Verder nog niets.
De AI-koppeling Je koppelt je eigen Claude-, ChatGPT- of Gemini-account aan Fleks. Daarmee kun je ook opzoeken, mensen inplannen, beschikbaarheid nakijken en uren opvragen. Zie Fleks koppelen aan Claude of een andere AI-tool.
Kort gezegd: gebruik je al een AI-tool, dan geeft de koppeling je veel meer. Doe je dat niet, dan is de AI Assistent de snelste manier om diensten aan te maken zonder ergens anders een account te hoeven maken.
Diensten aanmaken met een zin
- Klik in het menu op AI Assistent.
- Klik op + Nieuw voor een nieuw gesprek, of kies rechts het commando Dienst aanmaken.
- Beschrijf wat je nodig hebt en druk op Enter.
Voorbeelden die werken:
- "Maak drie diensten aan voor de Jaarbeurs op 3 oktober, 8 mensen per dienst."
- "Zaterdag 12 september, hosts van 16:00 tot 01:00, 12 plekken."
- "Vier avonddiensten beveiliging bij Ziggo Dome, komende week, 18:00 tot 23:00."
Hoe concreter je bent over datum, tijd, aantal en locatie, hoe minder de assistent hoeft terug te vragen. Ontbreekt er iets, dan vraagt hij ernaar.
Diensten aanmaken vanuit een bestand
Dit is de snelste route als je een rooster of aanvraag van je opdrachtgever binnenkrijgt.
Klik op de paperclip in het invoerveld, of plak het bestand direct in het gesprek. Ondersteund: CSV, Excel, JSON en PDF.
De assistent leest het bestand en maakt er conceptdiensten van. Handig bij bijvoorbeeld een Excel-planning van een evenement, een aanvraaglijst per dag, of een PDF met een dagindeling.
Een paar dingen die het beter laten werken:
- Zorg dat datum, tijd en aantal mensen per regel duidelijk in het bestand staan.
- Eén bestand per keer werkt beter dan alles in één keer.
- Zeg er in dezelfde zin bij wat je wilt: "Maak hier diensten van voor project Zomerfeest."
Het worden concepten, geen definitieve diensten
De assistent maakt conceptdiensten aan. Ze staan klaar in je planning, maar er is nog niets naar buiten gegaan en er is niemand ingepland.
Loop een concept altijd na op datum, tijd en aantal voordat je het definitief maakt. Bij een bestand met veel regels is dat extra belangrijk: één verkeerd gelezen kolom werkt door in elke dienst.
Gesprekken
Elk gesprek blijft links in de lijst staan, zodat je later kunt terugkijken wat je hebt gevraagd. Met + Nieuw begin je een schoon gesprek.
Begin een nieuw gesprek als je aan iets anders werkt. Dat scheelt verwarring, want de assistent kijkt mee naar wat er eerder in hetzelfde gesprek is gezegd.
Wat er binnenkort bij komt
In het rechterpaneel zie je drie commando's met het label Binnenkort. Die werken nu nog niet:
- Medewerker aanmaken — een nieuw medewerkersconcept aanmaken
- Planninginzicht — de bezettingsgraad en knelpunten analyseren
- Onderbezetting radar — open plekken scannen en beschikbare medewerkers vinden
Je kunt ze aanklikken, maar er gebeurt nog niets. Heb je die functies nu al nodig, dan kan de AI-koppeling met Claude, ChatGPT of Gemini dat wel.