Bij het opstarten met Fleks is het belangrijk dat je de instellingen eerst goed zet. Zie hier een overzicht van de stappen.
1. Categorieën toevoegen
Met de categorieën geef je de medewerkers labels, zo kan je altijd de juiste medewerker vinden voor de juiste job. De functie is ook de titel van de job.
Ga hiervoor naar [Instellingen > Poolmanager]
-
Functies = Dit zijn de werkzaamheden van een medewerker en staat in de app als titel bij een dienst.
-
Kwalificaties = Additionele informatie van de medewerker waar je op kan filteren om zo meer inzicht te creëren. Kwalificaties zijn bijvoorbeeld niveau, regio en senioriteit.
-
Trainingen = De trainingen en cursussen die een medewerker heeft gevolgd.
(Zie de afbeelding hieronder)
2. Pools toevoegen
Met pools kan je de zichtbaarheid van de dienst voor de medewerkers bepalen. Zo kan je pools maken met bepaalde functies, kwalificaties en trainingen. Medewerkers die alle labels uit de toegepaste pool hebben, zien de open dienst in de applicatie. Als er geen pool is toegevoegd, zien alle medewerkers de dienst.
Ga hiervoor naar [Instellingen > Poolmanager]
(Zie de afbeelding hieronder)
3. Betaalinstellingen toevoegen
Binnen Fleks is het mogelijk om de betaalafspraken/methode die jij hebt met jouw medewerkers in te stellen. Zo komt aan het einde de juiste informatie uit het planningssysteem. Ga hiervoor naar [Instellingen > HR & Financiën]
(Zie de afbeelding hieronder).
Als je de contracten, loonprofielen en eventueel KM vergoeding regel hebt toegevoegd in de instellingen kun je vervolgens bij het aanmaken van een project toevoegen welke betaalmethode geldt voor dat project, daarin heb je de volgende mogelijkheden:
-
Vast bedrag: De medewerker krijgt een vast bedrag per dienst die binnen dat project valt, ongeacht het aantal uur die hij/zij werkt en ongeacht de leeftijd.
-
Vast bedrag per uur: De medewerker krijgt een vast bedrag per uur, ongeacht de leeftijd.
-
Op contract: Je voegt de contracten onder instellingen toe en vervolgens kan je het juiste contract aan een medewerker toevoegen in zijn medewerkers profiel. Daar kan je eventueel nog contractdagen, contracturen en een begin- en eventueel einddatum toevoegen.
-
Op functie: In de loonprofielen kan je de betaalafspraken specificeren aan de hand van een leeftijdsstaffel. Vervolgens kan je deze loonprofielen toevoegen aan functies. Aan de hand van de functie van de dienst, wordt dat loonprofiel meegenomen in de urenregistratie. Klik hier om te zien hoe!
Let op! Bij alle methodes geldt dat wanneer er geen contract/loonprofiel is toegevoegd aan de medewerker/functie, dan komt er in de urenregistratie 0.00€ te staan.
4. Workflow toevoegen
In de workflow kan je alle stappen, die de medewerker voor, tijdens en na de dienst moet doen, instellen. Hierin kan je de stappen en de volgorde daarvan helemaal zelf bepalen.
Ga hiervoor naar [Instellingen > Admin]
Maak een of meerdere nieuwe workflows aan en bepaal bij het aanmaken van een dienst welke workflow van toepassing is.
(Zie afbeelding hieronder)
5. Standaard declaratieformulier instellen
Het standaard declaratieformulier wordt als standaard gebruikt bij het aanmaken van projecten. Per project zou je het declaratieformulier kunnen aanpassen als dat gewenst is. Deze instellingen worden meegenomen in de declaratie stap van de workflow. Ga hiervoor naar [Instellingen > Admin]
(Zie afbeelding hieronder)
