Hoe gebruik ik de politierapport module?

Handleiding: Politierapport genereren en versturen

Module: Politierapport — Fleks Connections

Doel van de module

De module Politierapport genereert de aanmeldings- en afmeldingsformulieren die je als beveiligingsorganisatie moet indienen bij de Politie voor het (af)melden van beveiligingswerkzaamheden. De formulieren worden per project opgesteld, op grond van artikel 19 van de Regeling particuliere beveiligingsorganisaties en recherchebureaus.

Aan de hand van de start- en einddatum van het project bepaalt de module automatisch of het gaat om een aanmelding (nieuwe werkzaamheden) of een afmelding (beëindiging van de werkzaamheden).

Voordat je begint: instellingen controleren

Zorg dat de volgende gegevens correct staan ingevuld bij de instellingen van de module. Zonder deze gegevens kan er geen geldig rapport worden gegenereerd:

Organisatiegegevens van de beveiligingsorganisatie (naam, adres, contactpersoon, telefoonnummer)
Vergunningsnummer en de datum tot wanneer de vergunning geldig is
Het e-mailadres waarnaar het gegenereerde rapport wordt verstuurd
De functiecategorieën die bepalen welke werkzaamheden meetellen (bijvoorbeeld “beveiliger”)

Let op: alleen projecten waarin de geselecteerde functiecategorieën daadwerkelijk zijn ingepland, worden in het rapport opgenomen. Zo laat je bijvoorbeeld servicemedewerkers automatisch buiten beschouwing.

Medewerkers bekijken

Op het tabblad Medewerkers zie je alle externe medewerkers die vanuit Fleks zijn gesynchroniseerd. Per medewerker zie je:

De naam van de externe organisatie
De gekoppelde functiecategorieën
Een waarschuwing wanneer vereiste functiecategorieën ontbreken

Tabblad Medewerkers met het overzicht van externe medewerkers

Loop dit overzicht na vóórdat je een rapport genereert. Ontbrekende functiecategorieën kunnen ertoe leiden dat een medewerker of inhuurpartij niet (correct) op het rapport verschijnt.

Hoe de module bepaalt wat op het rapport komtAanmelden of afmelden

Op basis van de start- en einddatum van het project bepaalt de module of het gaat om:

Aanmelden (nieuwe) werkzaamheden
Aanmelden wijziging werkzaamheden
Afmelden werkzaamheden

Voorbeeld van een gegenereerd aanmeldingsformulier beveiligingswerkzaamheden

Welke werkzaamheden meetellen

De module kijkt specifiek of er een bepaald type werkzaamheden — bijvoorbeeld “beveiliger” — daadwerkelijk is ingepland in de Fleks-planning. Alleen dan wordt een project meegenomen. Hierdoor blijven functies die niet onder beveiligingswerkzaamheden vallen (zoals servicemedewerkers) buiten het rapport.

Inhuurpartijen en pasnummers

Inhuurpartijen die via de planning zijn ingezet om de planning rond te krijgen, kunnen ook op het rapport worden vermeld. Dit werkt als volgt:

Een ingehuurde beveiliger wordt op het rapport vermeld wanneer deze géén geldig pasnummer heeft geregistreerd binnen Fleks.
Pasnummers kunnen — inclusief verloopdatum — vanuit de module worden toegevoegd.
Heeft de medewerker een geldige pas bij de organisatie waar de werkzaamheden worden verricht, dan wordt de inhuurpartij niet op het rapport vermeld.

Houd pasnummers en verloopdata dus up-to-date als je wilt voorkomen dat inhuurpartijen onnodig op het rapport verschijnen.

Pasnummers tijdens de planning

Pasnummers die via de module aan externe medewerkers zijn toegevoegd, komen ook tijdens de planning naar voren. Zodra een inhuurpartij een medewerker voorstelt, zie je de bijbehorende labels direct onder het kopje Externe kwalificaties. Zo weet je meteen of de voorgestelde medewerker over een geldige pas beschikt — het klok-icoon bij een label verwijst naar de verloopdatum.

Voorgestelde medewerker tijdens de planning met de paslabels onder “Externe kwalificaties”

Stapsgewijs een rapport genereren

Open de module Politierapport in Fleks Connections.
Controleer eerst de instellingen en het tabblad Medewerkers (zie hierboven).
Klik op Genereer politierapport.
Selecteer de week en het jaar waarvoor je het rapport wilt genereren. Ter ondersteuning toont de module de huidige week en het huidige jaar.
Klik op Bevestig.

Dialoog “Genereer politie rapport” met de selectie van week en jaar

Het genereren van een week is een achtergrondproces. Je hoeft niet in het scherm te wachten. Zodra het rapport klaar is, wordt het automatisch gemaild naar het e-mailadres dat is ingesteld bij de instellingen van de module.

Belangrijke aandachtspunten

Alleen projecten met de geselecteerde functiecategorieën worden opgenomen in het rapport.
Organisatiegegevens en vergunningsnummer zijn verplicht voor het genereren van geldige rapporten.
Het rapport bevat alleen medewerkers van externe organisaties, niet je eigen medewerkers.
Bij ontbrekende vereiste functiecategorieën toont het systeem een waarschuwing in het medewerkeroverzicht.
Een inhuurpartij verschijnt alleen op het rapport als de ingehuurde beveiliger geen geldig pasnummer heeft in Fleks.